Wie kann ich E-Mails über das Datenmanagement verschicken?
Voraussetzungen
Sie haben mindestens Datenverarbeitungsrechte an der LivingApp.
In Ihrer LivingApp gibt es ein E-Mail-Feld und dieses ist gefüllt.
Vorgehen
Klicken Sie im Menü an, um in die Liste der Datensätze zu gelangen.
Wählen Sie hier, durch Setzen des Häkchens, einzelne oder alle Personen aus, an die Sie die E-Mail schicken wollen und klicken dann unterhalb der Liste auf E-Mail.
Es öffnet sich ein Fenster mit folgenden Konfigurationsmöglichkeiten:
- Mailserver
Haben Sie einen eigenen SMTP-Server konfiguriert, können Sie diesen hier auswählen. Wenn Sie hier nichts auswählen, erfolgt der Versand über den internen SMTP-Server von LivingApps.
- Empfänger
Gibt es in Ihrer LivingApp mehrere E-Mail-Felder, können Sie hier auswählen, aus welchem E-Mail-Feld die Adresse verwendet werden soll. Es ist nicht möglich, die Adresse manuell einzutragen.
- An
Die E-Mail geht an alle Empfänger-Adressen, die Sie in der Liste gewählt haben und deren E-Mail-Feld gefüllt ist.
E-Mail-Inhalt
- Vorlage verwenden
Sie haben die Möglichkeit, hier eine Vorlage auszuwählen, um den Betreff und die E-Mail-Nachricht zu übernehmen. Diese Auswahl erscheint nur, wenn bereits eine Vorlage angelegt wurde. Wie Sie eine Vorlage (Versendung) anlegen, können Sie hier nachlesen.
- E-Mail-Template
Sie haben außerdem die Möglichkeit, den Betreff und die E-Mail-Nachricht aus einem E-Mail-Template zu übernehmen, das Sie unter E-Mail-Templates angelegt haben. Wichtig ist, dass Sie bei der Anlage des E-Mail-Templates bei Verwendung Vorlage für Nachricht an alle Datensätze auswählen.
Diese Auswahl erscheint nur, wenn Sie bereits ein E-Mail-Template angelegt haben.
- Betreff
Haben Sie eine Vorlage oder ein E-Mail-Template verwendet, ist der Betreff bereits gefüllt, kann aber noch angepasst werden.
- Nachricht
Haben Sie eine Vorlage oder ein E-Mail-Template verwendet, ist das Nachrichtenfeld bereits gefüllt, kann aber noch angepasst werden.
Möchten Sie den Nachrichtentext frei gestalten, haben Sie hier auch die Möglichkeit, über Daten einfügen… Platzhalter in Ihre Nachricht einzufügen, die beim Versenden ersetzt werden.
Links
- Link
Link zum „Neu“-Formular der App, über die Sie E-Mails verschicken. Hier kann ein neuer Datensatz hinzugefügt werden.
Wenn Sie bei Versenden über eine andere App eine Zielapp auswählen, wird der Link zum „Neu“-Formular der Zielapp verschickt.
- Personalisierter Link
Link zum „Bearbeiten“-Formular der App, über die Sie E-Mails verschicken. Hier können die eigenen Daten geändert werden.
Wenn Sie bei Versenden über eine andere App eine Zielapp auswählen, wird der Link zum „Bearbeiten“-Formular der Zielapp verschickt.
Felder
Aktionslinks
Hierfür müssen Sie unter - Aktionen eine Aktion als Link für E-Mail angelegt haben. Beim Anklicken dieses Links in der E-Mail wird die Aktion dann ausgeführt.
Links zu Detailansichten
- Anhang
Hier kann eine Datei als Anhang zur E-Mail hochgeladen werden.
Versand
- Sofort
Die E-Mail(s) werden sofort verschickt.
- Zu einem späteren Zeitpunkt
Die E-Mail(s) werden zum Zeitpunkt versendet, den Sie hier eingeben.
- Nur vorbereiten
Bei Nur vorbereiten können Sie weitere Datensätze der Versendung zuordnen. Die Versendung kann dann über das Versende-Archiv aktiviert werden.
Zum Versende-Archiv gelangen Sie, wenn Sie links von der Daten-Liste in der Navigation auf Versendungen klicken.
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Hier sehen Sie alle von Ihnen erstellten Versendungen. Von hier aus können Sie die vorbereiteten Versendungen losschicken. Außerdem können hier Versendungen im Nachhinein als Vorlage erstellt werden.
Versende-Protokoll
- Name
Geben Sie hier den Namen ein, unter dem Sie die Versendung abspeichern wollen.
- Als Vorlage?
Möchten Sie die aktuelle E-Mail aufbewahren und sie für spätere E-Mail-Versendungen als Vorlage verwenden, setzen Sie hier das Häkchen. Diese Versendung steht dann als Auswahl unter Vorlage verwenden zur Verfügung.
Wie Sie eine Versendung nachträglich als Vorlage erstellen, können Sie bei der Beschreibung des Versende-Archivs nachlesen.
- Versendung über andere App
Sie können für jeden Adressaten Datensätze in einer Zielapp anlegen und in der E-Mail einen Link zum Bearbeiten- oder Neu-Formular für diesen Datensatz versenden.
Zum Beispiel könnte man hier als Zielapp die App „Vereinsveranstaltungen“ auswählen und das Feld für die Veranstaltung vorbelegen mit der entsprechenden Veranstaltung, zu der man einlädt. Im Nachrichtentext wird der personalisierte Link mitgeschickt. Wenn der E-Mail-Empfänger dann in der E-Mail den Link anklickt, ist schon die Veranstaltung und die E-Mail-Adresse ausgefüllt. Es müssen nur noch die restliche Angaben ergänzt und gespeichert werden. Damit ist die Anmeldung zur Veranstaltung abgeschlossen.
- Zielapp
Wählen Sie hier die App, für die Sie die Versendung durchführen wollen.
- Daten in Zielapp erzeugen
Sobald eine App ausgewählt wurde, können Sie wählen, ob und welche Daten in der Zielapp erzeugt werden.
- Nein
Es werden keine Daten in der Zielapp erzeugt.
- Ja
Das Feld, das befüllt wird, sehen Sie bei der ausgewählten Zielapp in Klammern.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, für die anzulegenden Datensätze bis zu drei Feldwerte festzulegen, die dann im personalisierten Link bereits ausgefüllt sind und in der Zielapp erzeugt werden.
- Ja, aber anonym
Das Feld, das befüllt wird, sehen Sie bei der ausgewählten Zielapp in Klammern. Bei Ja aber anonym wird in der Zielapp das zugehörige Feld nicht befüllt.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, für die anzulegenden Datensätze bis zu drei Feldwerte festzulegen, die dann im personalisierten Link bereits ausgefüllt sind und in der Zielapp erzeugt werden.
Ergebnis
Das Ergebnis soll eine E-Mail-Versendung sein, die an alle Mitglieder geht und zur Mitgliederversammlung einlädt. In dieser E-Mail wird über eine E-Mail-Template-Vorlage die Signatur eingefügt und es wird ein Aktionslink mitgeschickt, über den man den Newsletter abonnieren kann. Die Anrede und der Nachname werden über einen Platzhalter eingefügt.
Zum Schluss wird die Versendung „Mitgliederversammlung“ genannt und als Vorlage angelegt, dass sie für die nächsten Einladungen nur noch ausgewählt werden braucht.
Das Ergebnis mit oben genannten Konfigurationen sieht dann folgendermaßen aus:
